Konsolidácia tlačového prostredia a manažment tlače

Zariadenia a produkty // Služby a servis // Benefity pre zákazníka

Samozrejmou súčasťou kancelárskeho vybavenia v dnešných spoločnostiach sú zariadenia pre tlač, skenovanie a kopírovanie dokumentov. Náklady na tlač môžu predstavovať až 5% firemných nákladov, čo je suma, nad ktorou sa oplatí rozmýšľať. Každý proces začína s nejakým dokumentom - ak chcete optimalizovať procesy, musíte kontrolovať a riadiť i tlač dokumentov.

Konsolidáciou prostredia tlače dokážete znížiť tlačové náklady až do 30 % a získať ďalšie výhody:

• ušetriť do 20% zbytočne vytlačeného papiera
• mať presný a okamžitý prehľad o všetkých tlačových nákladoch so schopnosťou rozúčtovať náklady medzi jednotlivé oddelenia
• zabezpečiť ochranu citlivých dokumentov a údajov pri tlači, skenovaní a kopírovaní
• optimalizovať čakanie na tlačovú úlohu a rozloženie zaťaženia jednotlivých zariadení
  Predstavme si modelovú situáciu, keď dáte tlačiť dokumenty a čaká vás klient. Pridete ku zariadeniu, ale práve došiel toner, alebo toto zariadenie využíva kolega. Nemáte čas čakať, prejdete ku ďalšiemu zariadeniu a po identifikácii na tomto zariadení sa začne vaša úloha tlačiť. Vďaka autentifikácii toto riešenie prináša okrem komfortu aj zabezpečenie tlače alebo kopírovania či skenovania citlivých údajov.

Konsolidácia tlačového prostredia je postupnosť krokov a opatrení, ktoré smerujú k účelnému, prehľadnému a bezpečnému používaniu tlačových zariadení s cieľom znížiť náklady:

Prvý krok – Audit

a) kontrola a klasifikácia systémov existujúcej štruktúry:

• počet, typ, umiestnenie zariadení a ich efektivita
• vyťaženosť
• miera nákladovosti
  Audit často odhalí skryté náklady pri tvorbe a správe tlačových dokumentov. Na prvý pohľad to nevyzerá podstatné, pretože zdanlivo nejde o veľké sumy. Avšak, keď sa všetko spočíta a výsledkom je štvor alebo päť miestne číslo, situácia zrazu vyzerá inak.

b) analýza potrieb a požiadaviek na tlačové prostredie prevšetky útvary a pracoviská firmy lokálne i v rámci celého Slovenska

Druhý krok - Návrh najoptimálnejšieho riešenia

• je vypracovaný na základe výsledkov auditu a podľa potreby obsahuje:
  • návrh náhrady neefektívnych zariadení úspornými modernými technológiami s najlepším pomerom cena/výkon
  • fyzické rozmiestnenie zariadení v spoločnosti v závislosti od miery používania a potrieb,
  • návrh softérových a hardvérových prostriedkov na sledovanie, vyhodnocovanie a správu tlačových zariadení
  • vypracovanie kalkulácie celkových nákladov vlastníctva (TCO) a návratnosť investícií (ROI) – dokladovanie zlepšenia produktivity a zníženia nákladov pri aplikovaní navrhovaných zmien

Spoločnosť versity dokáže zabezpečiť komplexne realizáciu celého riešenia, vrátane poskytnutia efektívnych finančných služieb. V závislosti od požiadaviek a možností zákazníka je možné zvoliť optimálny spôsob spolupráce zákazník / dodávateľ.