Systémy pre správu dokumentov (DMS)
Systémy pre správu dokumentov sú technológie prinášajúce výhody digitalizácie, archivácie a komplexnej správy obsahu dokumentov počas ich celého životného cyklu.
Medzi jednoznačné prínosy systémov pre správu dokumentov patrí:
- Digitalizácia, spracovanie, centrálna evidencia a archivácia obsahu dokumentov
- Riešenie správy a obehu dokumentov medzi pracovnými skupinami (verzonifikácia)
- Riadenie pracovných postupov (workflow) dokumentov
- Vyhľadávanie údajov v dokumentoch naprieč celým archívom
- Prístup k dokumentom v reálnom čase
- Zabezpečenie dokumetov počas ich životného cyklu
- Riadenie a definovanie časových intervalov pre operácie nad dokumentami
- Zníženie nákladov na prevádzku
Spoločnosť versity kompetenčne pokrýva nasledovné oblasti správy dokumentov:
Podanie – riešenie spôsobu podania, metódy usporiadania a zaznamenania, skenovania dokumentov
Umiestnenie - definovanie miesta uloženia dokumentov (registratúrnych stredísk)
Archivácia – riadenie logiky archivovania dokumentov
Bezpečnosť – zabezpečenie dokumentov, spôsoby obnovenia
Perióda uchovávania - riadenie životného cyklu dokumentov
Pracovný tok – riadenie pracovných postupov s dokumentami (workflow)
Vyhľadávanie – logika vyhľadávania a prístupu k archívu dokumentov naprieč celým archívom
Distribúcia – riadenie distribúcie dokumentov kompetentným, logika pracovných skupín
Autorizácia - zabránenie neoprávnenému prístupu, potvrdenie povereného užívateľa
Integrácia – integrovateľnosť a spolupráca s aplikáciami na úrovni XML a WebServices
Legislatíva – archivácia v súlade s platnou legislatívou
Podpora systémov – zaručenosť budúceho vývoja, rozširovania a aplikačnej podpory
